گاوصندوق مدارک در بازار بیشتر به Document Safes معروف است. document safes یا گاوصندوق مدارک در واقع یک جعبه نسوز و ضد آب دارای قفل دیجیتال یا مکانیکی است که محوطه داخلی آن برای نگهداری اسناد و مدارک طراحی شده. عموما گاوصندوق های مدارک مقاومت بیشتری در مقابل دمای بالا دارند که از آنها می توان برای نگهداری اقلام دیجیتالی مانند کارت حافظه، فلش، CD و … نیز استفاده کرد.
در ابتدا متوجه شدیم که گاوصندوق های مدارک چه محصولاتی هستند و تقریبا کاربرد اولیه آن ها چیست. در ادامه قصد داریم بیشتر درباه این محصولات، موارد استفاده از آنها و نکات مهم در خرید یک گاوصندوق مدارک صحبت کنیم.
گاوصندوق های مدارک عموما به افرادی توصیه می شود که به دنبال یک محصول مکمل هستند. به عنوان مثال در محیط های اداری این سری از محصولات کاربرد زیادی دارد. در سازمان ها عموما یک سری اسناد و مدارک الکترونیکی وجود دارد که عموما در گاوصندوق اداری معمولی در سازمان ها وجود دارد قابل نگهداری نیستند. عموما این گاوصندوق های اداری صرفا برای اسناد و مدارک کاغذی مقاوم و نسوز شده اند. در این شرایط عموما پیشنهاد می شود از این محصولات برای نگهداری این دست از اقلام استفاده کنند که به خوبی در برابر آتش سوزی و نفوذ آب مقاوم شده اند.
یکی دیگر از کاربرد های دیگر این گاوصندوق ها که دقیقا از نام این محصول مشخص است نگهداری اسناد و مدارک است. البته پیشنهاد می کنیم اگر اقلام مهمی برای نگهداری دارید که به دنبال یک فضای امن و نسوز می گردید از گاوصندوق های معمولی استفاده کنید. در تصمیم گیری برای یک گاوصندوق کمی آینده نگر باشید. قطعا دارایی های شما در 5 سال آینده ثابت نیستند. داشتن یک گاوصندوق نسوز و امن برای اقلام متفاوتی می تواند کاربردی باشد.
انتخاب گاوصندوق مدارک خیلی کار سختی نیست. تنوع این محصولات در بازار زیاد نیستند و به راحتی تنها با در نظر گرفتن حجم اسناد و مدارک و یک سری فاکتور های اصلی می توان محصول مناسب را انتخاب کرد. ( البته در نظر داشته باشید که در بازار ایران اصلا گاوصندوق مدارک نداریم!)
✅ نسوز بودن و مقاومت در برابر آتش سوزی
این محصولات مانند هر گاوصندوق دیگری باید نسوز شده باشد. نسوز بودن در گاوصندوق ها الزامی است. اگر گاوصندوقی انتخاب کنید که مقاومتی در برابر آتش سوزی نداشته باشد بهتر است سراغ سیف باکس ها بروید. اگر بین مدارک شما، اقلامی مانند فلش، سی دی، هارد دیسک و اقلام این چنینی وجود دارد، دقت کنید که برای این موارد شما احتیاج به یک استاندارد نسوز مشخص مانند UL 125 دارید. چراکه بحث رطوبت در نگهداری این اقلام مهم است و رطوبت بالای 80% به این اقلام آسیب می زند. درباره نسوز بودن گاوصندوق فراموش نکنید که صرفا به گفته فروشنده اعتماد نکنید. گاوصندوق شما حتما باید توسط استاندارد های معتبر تایید شده باشد. در صفحه گاوصندوق نسوز درباره تمام ویژگی های های یک گاوصندوق نسوز صحبت کرده ایم و پیشنهاد می کنیم حتما سری به آن بزنید.
✅ ضد آب بودن در این محصولات الزامی است
در خرید این محصولات دقت کنید که ضدآب بودن جزء فاکتور های اساسی آن هاست. در این مرحله ممکن است با دو اصطلاح روبه‌رو شوید. Water proof و water resistance. شما برای یک گاوصندوق مدارک احتیاج به استاندارد واترپروف دارید. وقتی گاوصندوق واترپروف باشد یعنی در زیر حجم مشخصی از آب، مثلا 70 اینچ به مدت مشخص مثلا 40 دقیقه مقاوم است و آب به داخل گاوصندوق نفوذ نمی کند.
✅ انتخاب نوع قفل
بحث انتخاب قفل گاوصندوق، همیشه مطرح بوده، در این جا هم موضوع انتخاب قفل مهم است. با توجه به سرعت دسترسی به مدارک، قفل های دیجیتال انتخاب مناسب تری هستند. قفل های مکانیکی و کلید دار عموما انتخاب مناسبی برای یک گاوصندوق مدارک نیست. البته موضوع انتخاب نوع قفل کاملا سلیقگی است. اگر سابقه زیادی در گم کردن کلید دارید، پیشنهاد می کنیم دنبال قفل های مکانیکی نباشید. در انتخاب قفل گاوصندوق در نظر گرفتن مواردی مانند تعداد دفعات باز و بسته کردن، میزان امنیت مورد نیاز، محدوده سنجی کاربر و بودجه ای که درنظر گرفته اید مهم است.
جمع بندی
گاوصندوق مدارک انتخاب مناسبی برای افرادی است که اسناد و مدارک زیادی برای نگهداری دارند که یا تمایلی به خرید گاوصندوق معمولی ندارند و یا جنس اقلام قابل نگهداری حساس است و امکان نگهداری آنها در محصولات معمولی نیست. این محصولات باید در برابر آتش سوزی و نفوذ آب حتما مقاوم شده باشد. اگر Document safe شما این وِیژگی ها را ندارد، دلیلی برای خرید آن وجود ندارد و شاید بهتر باشد اینطور عنوان کنیم که دیگر نام گاصندوق برای آن صدق نمی کند و صرفا یک صندوقچه برای شماست.
همین حالا تماس بگیرید.